AGENT D'ACCUEIL ETAT CIVIL

Missions du poste :
L’agent d’accueil état civil a pour mission d’accueillir, orienter et renseigner le public ainsi que la gestion de l’état civil. Il/elle représente l’image de la collectivité auprès des usagers.

Activités et tâches principales du poste :

Accueillir physiquement et par téléphone le public :
 Accueillir le public avec amabilité
 Prendre des messages
 S'exprimer clairement et reformuler les demandes
 Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
 Mettre en relation les correspondants
 Gérer les situations de stress et réguler les tensions
 Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
 Adapter son intervention aux différents publics
 Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès

Renseigner et orienter le public :
 Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
 Gérer un planning de réservation
 Orienter vers les personnes et services compétents
 Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Gérer l’état civil :
 Gestion des demandes de carte d'identité et de passeports
 Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat Civil (PACS, décès, naissance, reconnaissance)
 Tenue administrative des registres d'Etat Civil
 Réalisation de la mise à jour et de la délivrance des pièces d'Etat Civil (naissance, mariage, décès)
Gérer et afficher des informations :
 Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services

Relations fonctionnelles :

• En interne à la collectivité :
- en relation quotidienne avec l'ensemble des services
- en relation quotidienne avec les Elus de la collectivité
• En externe à la collectivité :
- en relation avec les fournisseurs
- en relation avec d'autres collectivités
- Contacts directs et permanents avec le public

Exigences requises :

• Savoirs et savoir-faire :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités
locales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Maîtriser les techniques d'accueil, les règles de communication
- Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
- Maîtriser la bureautique courante et notamment WORD et EXCEL.
-
• Savoir-être :
- Maîtriser les techniques de communication, de négociation et de médiation.
- Organisation et rigueur.
- Efficacité et réactivité
- Polyvalence et adaptabilité

Rubriques complémentaires:
Cadre statutaire :
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadres d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Code Rome:
M1601

Santé et sécurité au travail:
Oragnisation du travail et environnement de travail
 Le temps de travail peut être incomplet.
 Accueil du public parfois « difficile ».
 Déplacements sur le territoire de la Gironde.
 Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction